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一场大型会议的前期准备工作要怎么去策划。

发布时间:2018-12-29 作者:admin 来源:本站原创 点击率:397

  企业举办的大型会议,来的就不只是企业的员工,还有更多是企业的合作伙伴,所以要是在这样的活动上出现纰漏,所影响到的就不仅仅是企业的形象了。

昆明会议策划

  怎么做好各个方面的调整和对接(租赁场地、物料准备、嘉宾邀请、与会人员邀请及落实、会场时间及进度掌控及合理分配人员、广告以何种形式出现等等)

  思路和流程

  首先,出发点和使命(价值观)决定路径与最终结果。其次,会议的准备工作是一项系统的工程,需要各部门的密切配合。

  部门分工

  策划部

  策划部负责演讲嘉宾邀请与话题撰写以及会议演讲内容与流程的把控。策划的重点是议题建设与嘉宾的邀请(讲什么,由谁来讲,这两点构成了会议的最基本的内容)。

  销售部

  销售部负责与会人员邀请及落实(收门票费)、广告以何种形式出现(卖赞助)。

  市场部与媒体合作部

  市场部与媒体合作部这两块可以看阶段来决定是否加入。媒体部的价值在于帮助论坛把演讲的内容转化成文字、视频、图片传播出去,让价值得以流传,影响到成千上万个人。大部分的分享是非常有价值、起到风向标作用的内容,也是对行业的人非常有吸引力的。

  会务部

  提到“租赁场地、物料准备、会场时间及进度掌控及合理分配人员”。

  对于会务部而言,主要的职责是保障会议能够顺利的举行,对现场嘉宾的体验负责。会务部可以理解为策划的延伸,确保策划的项目能够最终落地。为确保有效的执行好会务工作,我们也需要将工作分解为几个模块,并且,每个模块都应系统化、专业化的执行。

  下面是我们一些重点的举例:客户信息管理;供应商管理;物料管理;赞助商服务;会议现场管理与执行;人员管理。

  设计部

  会议现场的大部分物料是需要经过设计的。包括大会的背景版、签到台、播放的PPT背景、所有现场露出的物料。设计做得好,非常容易提升会议的档次。目前大部分的行业会议设计都非常粗糙,或者说是没有“设计感”,设计应兼顾实用、体验和美观,实用>体验>美观。这样做的好处是,让设计融入为会议的产品,并且有温度。

  一场这样的大型会议,会议策划能够减少失误的出现,留给合作伙伴一个好的形象,所以昆明会议策划提醒,像这样的会议,前期是一定要做会议策划的。